Conjunto orgánico, es decir, los documentos entendidos como un todo, que son el resultado de un proceso natural que surge de unas funciones encaminadas a determinado fin como puede ser el servicio público.
Nunca se puede denominar archivo a una colección de documentos, pues la colección es resultado
de un acto voluntario que tiende a acumular información para ponerla al servicio de una colectividad, esa es la labor de un Centro de Documentación; o bien a la reunión de documentos dispares
reunidos sólo por su materia, como fuesen piezas de museo, son reunidas, coleccionadas, recolectadas.
La expresión archivo hace referencia a otros conceptos:
- el espacio físico donde se conservan los documentos
- y la oficina en donde se organizan para ponerlos al alcance de los ciudadanos y de la propia institución.
Los documentos, en función de
- su contenido informativo
- y de su valor legal,
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